3. תהליך הליווי שלב אחר שלב
רוב תהליך הליווי הוא הקמפיין וההכנה אליו, שזהים למה שכבר למדנו בקורס המקיף, רק שעכשיו במקום לעשות אנחנו אומרים לאחרים מה לעשות. עם זאת, יש כמה שלבים ששונים מהזווית של היזם ומהזווית של המלווה. לכן, כפי שהיה בשיעור 1, גם השיעור הזה יתמקד בעיקר בדברים שייחודיים לתהליך הליווי ולזווית של היזם.
בייעוץ, אם הקמפיין כבר רץ יהיה שלב מקדים של להסתכל עליו ועל המדיה החברתיים של היזם/הפרויקט, ואפשר גם לבקש מיזם לשלוח חומרים על קמפיין שלא רץ. זה פשוט כדי לחסוך זמן ושהייעוץ יהיה יותר ממוקד ועשיר.
יש יזמים שיש להם רק רעיון ולא חומרים, אבל כדאי בכל זאת לבדוק מה המיזם, כדי שלא נגלה רק בפגישה שמדובר במשהו שמנוגד לערכים שלנו. יש אנשי שמאל שלא ירצו לייעץ לפרויקטים של פיתוח והתיישבות מעבר לקו הירוק, יש דתיים שלא ירצו לייעץ לקמפיינים שמקדמים ערכים של משפחה להט"בית. הלכתי לדוגמאות הסטריאוטיפיות, כל אחד מאיתנו יידע בעצמו איזה קמפיין לא מתאים לנו. אני לאחרונה מסמסתי ייעוץ לקמפיין של ספר שעוסק בשיטות ריפוי אלטרנטיביות ללא ידע או הכשרה בתחום כי זה מסוכן בעיניי.
ברור שמבחינה מקצועית נוכל לייעץ להם, קמפיין זה קמפיין. ואפילו אם אנחנו יכולים לעשות את ההפרדה הזאת בין הערכים שלנו לקמפיינים שאנחנו מייעצים להם, באופן בלתי מודע לא ניתן את הייעוץ הכי טוב שלנו.
שימו לב, אין צורך בהבנה שלנו בתחום! אם אני יכולתי לייעץ לקמפיין של מועדון רוגבי (כתשורה בקמפיין אחר) אז באמת כל אחד יכול לייעץ לקמפיין בכל נושא.
אחרי שווידאנו את זה, השלבים יהיו לקבוע ולהיפגש…
בניהול קמפיין, השלבים הם:
שלב 1 - גישוש - היכרות:
בעיניי הדבר החשוב ביותר, לפני הכול, הוא לוודא שהמטרה טובה בעינייך ושיש קליק בסיסי עם היזם. כמו בייעוץ: לוודא שאנחנו לא מבזבזים את זמננו ואת הזמן של היזם על פרויקט שלא מתאים לנו ללוות או לנהל. השיחה הראשונה יכולה להיות בכל ערוץ תקשורת, ואם אלה יזמים שלא מכירים אותך, יש סיכוי לא רע שהם מדברים עם עוד מלווים כדי להחליט, שזה לגיטימי לגמרי. לכן כבר בשיחה הראשונה כדאי לתת טיפים ותובנות של אלופים – אבל כמובן לא את הכול. אני גם מגלה להם שבעבודה נכונה הם יכולים לעשות הדסטארט גם בלי ליווי. זה גם נכון וגם מעלה את האמינות שלי.
את שיחת ההיכרות אני מעדיפה לעשות במדיום שבו אני רואה את היזמים, כמו פגישת וידאו או בית קפה/גן שעשועים. הסיבה שאני מעדיפה את הווידאו היא גם שאני יכולה לגגל דברים תוך כדי, גם שבזום אני יכולה לשמור את השיחה כדי לחזור אליה אם אני לא בטוחה במשהו, וגם כי פגישה פיזית כבר יוצרת קצת יותר מחויבות שאני לא רוצה עדיין שתהיה.
בשיחת ההיכרות גם אשמע מה נעשה עד עכשיו, אעמיק את ההבנה שלי בפרויקט, ועוד לפני שאני מתחייבת להם למשהו – נעשה מיפוי נכסים. מיפוי הנכסים ושיחת הרקע יאפשרו לי גם להכיר את היזמים יותר טוב ולוודא שיש קליק, וגם להבין למה אני נכנסת, איזו עבודה תידרש וכמה עבודה תידרש. אין דין עמותה שלכל אחד מחבריה יש ארבעה חברים בפייסבוק אם בכלל יש להם פייסבוק, כדין שלום בוגוסלבסקי שיש לו 24,000 עוקבים מעורבים בטוויטר ושמונת אלפים חברים+עוקבים בפייסבוק שגם הם מעורבים להפליא. זה גם ישפיע על הצעת המחיר שלי.
חשוב בשיחת ההיכרות לעשות תיאום ציפיות בסיסי ולראות שהם מבינים את הגבולות ואת המגבלות, ושהניהול לא מוריד מהם עבודה אלא רק מוודא שהם עושים את העבודה הנכונה, ועושים אותה נכון. חשוב לוודא שיש להם כוח אדם לכל מה שצריך לעשות. כוח אדם יכול גם להיות אדם אחד שמוכן ויודע לעשות הכול. וחשוב שיבינו את רמת השקעת הזמן הדרושה. עוד דבר שכדאי לקבוע בשלב הזה ועוד לפני הצעת המחיר, הוא מתי מסתיים הניהול. האם רק עד ה-100%, עד סוף הקמפיין (הכי הגיוני), או עד הסוף כולל עזרה בניהול התשורות והחשבוניות לתומכים וקשרי קהילה? החלק שאחרי הקמפיין הוא מהקשים והמבאסים כי אין בו אדרנלין, ונצטרך לתמחר את זה בהתאם.
אני מעדיפה לא לתת תשובה מיד בסוף השיחה הזאת אלא לעבור עליה בראשי (עוד יתרון של זום הוא שאפשר להקליט אותה, כמובן ברשות מהצד השני, ולחזור אליה) ולבדוק אם יש שם נורות אדומות או עוד דברים שחשוב לי להבהיר לפני שממשיכים.
בכלל, החל משלב הזה יכול להיות שיתחילו להידלק נורות אדומות, יש לשים לב אליהן לאורך הדרך. בכל שלב קשה יותר לסגת, והנקודה הזו היא הנקודה האחרונה שבה אפשר לסגת בלי נזק לאף צד.
מתי צריך להיפגש עם היזמים פנים אל פנים? עקרונית אנחנו חיים במאה ה-21 ולא צריך אף פעם. רק אם בא לכם. כבר ליוויתי/ניהלתי קמפיינים שלמים בלי להיפגש עם היזמים. היתרון של פגישה פנים אל פנים יכולה להיות עוד התרשמות מה"וייב" ביניכם, במיוחד אם יש איזשהו ספק מנקר.
שלב 2 - מחויבות
אם גם אנחנו וגם היזמים החלטנו שמתאים – זה השלב לשלוח הצעת שירות ומחיר שמפרטת גם את הגבולות ואת התנאים: זמינות שלנו, מה אנחנו כן עושים ומה לא, מה אנחנו חייבים שהם יעשו. על תמחור יש לנו שיעור נפרד. יזם שמתמקח על המחיר זו גם נורה אדומה. יזמים כאלה בדרך כלל ידרשו אחר כך יותר, יבואו בטענות יותר, ואפילו במקרה של הצלחה יאמרו שהם היו מצליחים גם בלעדינו כי החלק שלנו לא מדיד (סיפור אמיתי). אם המחיר שלנו לא מתאים אז הם לא חייבים ללכת איתנו. כאשר יזם מלכתחילה אומר זה התקציב שלי אני לא יכול יותר זו לא נורה אדומה, זו כנות מלכתחילה. אנחנו נחליט אם מתאים לנו או לא.
מכאן רוב התהליך זהה למה שכבר תיארנו בקורס שנורקינג המקיף ליזמים, כאן נדגיש את הזווית והחלק של המלווה:
גיבוש תוכנית ואסטרטגיה –
לבנות תוכנית בהתאם למצב ההתחלתי ולמטרה הסופית, ולהסביר ליזמים בקווים כלליים מה הולך לקרות עכשיו ומה הם יצטרכו לעשות. נורה אדומה שיכולה להידלק בשלב הזה היא אם היזם מוצא תירוצים מתירוצים שונים למה הוא לא יכול/רוצה לבצע פעולות שהוצעו על ידי המלווה. פרישה בשלב הזה תהיה דבר חכם.
בשיחה הזאת גם נכין לוחות זמנים לכל הפרויקט לפי הנכסים, כפי שלמדנו בקורס היזמים. את העבודה עד הקמפיין גוזרים, כמובן מתאריך ההשקה של הקמפיין. שבוע-שבועיים לפני הקמפיין מתחילים לחמם את הקהילה, חודשיים קודם מתחילים לבנות אותה, ולפני כל זה בודקים אילו נכסים מבין אלה שמיפינו באמת רלוונטיים.
הכנת גאנט משימות כולל לוחות זמנים –
שימו לב, הגאנט הזה גם יעזור לנו לעקוב אחרי מה שקורה, כמובן, אבל גם לגלות, אם זה המצב, שהיזמים שלנו דחיינים.
הנורה של יזמים שלא מכבדים גבולות גם יכולה להתחיל להידלק בשלב הזה, שימו לב. יכול להיות גם ההיפך, שהיזמים לא רוצים להטריד אתכם ולכן לא שואלים ולא מתייעצים – צריך להבהיר שכל דבר דורש תיאום והתייעצות. לא סתם יש לנו פרק שלם על זה.
המשימה הראשונות בגאנט, עוד לפני שמתחילים לבנות קהילה, הוא לוודא עם הנכסים שמיפינו שהם באמת איתנו. כדאי לפרוט את המשפט הזה לכמה וכמה שורות באקסל. אם יש כמה יזמים בצוות, לעשות עמודה של מי אחראי לדבר עם מי, וגם לתת דדליינים לנושא הזה. דדליין הגיוני לווידוא נכסים הוא שבוע (אם כי למעשה גם יום יכול להספיק).
בערך בו זמנית עם מיפוי הנכסים נבקש מהיזמים להתחיל להכין טקסטים לבניית הקהילה או לחימום קהילה קיימת. אפשר להכין יחד איתם רשימת נושאים כבר בשיחת גיבוש התוכנית. אנחנו נערוך כל טקסט הדסטארטית לפי עקרונות הניסוח שלמדנו בקורס שנורקינג המקיף ליזמים, וזו גם תהיה לנו הזדמנות לבדוק איך היזמת מתנסחת (אם לא הכרנו קודם), עד כמה הם מצליחים לפעול לפי הוראות שלנו, עד כמה היזם מגדיל ראש ומוצא תכנים רלוונטיים נוספים, ובתחום הנורות האדומות – איך הם עם קבלת הסמכות שלך, כי לבני אדם לא כל כך נוח לקבל ביקורת, אבל יש דרכים שונות להתמודד עם זה, חלקן יכולות להוות נורות אדומות.
כמה טקסטים צריך? מספיק לפחות לשבועיים ראשונים של בניית קהילה, אבל עדיף יותר. הרי ידוע שכל תוכנית היא בסיס לשינויים והרבה פעמים גם אם הכנו טקסטים מראש, בלהט הקמפיין אנחנו כותבים דברים יותר מהלב. מבעלי קהילה קיימת נבקש שיכינו כמה טקסטים לחימום הקהילה, וכמה לזמן הקמפיין. את הקמפיין עצמו אני אוהבת לכתוב בעצמי, מתוך הטקסטים שכבר הכינו ומתוך השיחות איתם, אבל זה לגמרי לא חייב להיות תפקיד שאתם לוקחים על עצמכם. לגמרי הגיוני שהיזמים יעשו את זה.
שלב 3 - הכנה וקמפיין
מכאן אין כל כך הבדל בין קמפיין שלכם לקמפיין שאתם מנהלים, כפי שכבר אמרתי – חוץ מזה שכאן אתם נותנים את הפקודות ולא עושים בעצמכם (אתם כן צריכים להיות אדמינים של כל העמודים הרלוונטיים, אבל שלא יבנו על זה שרק אתם תעשו). מכאן זה בעיקר דגשים לתת ליזמים אם יש להם התנגדויות (ואם ההתנגדויות נמשכות – עד תחילת הקמפיין קל יותר להיפרד מאשר אחרי שהוא מתחיל).
בניית קהילה
קהילה היא חובה. אם אין, צריך לבנות אותה, וזה לוקח זמן. לכן ליווי של יזם שאין לו קהילה יהיה כמה חודשים (לפחות חודש וחצי) יותר מיזם עם קהילה. נכון שעם חשיפה נכונה בתקשורת אפשר גם לרתום את הכוח של ההמונים בלי קהילה קיימת, אבל הדגש כאן הוא על נכונה. כמו שאנחנו יודעים מקורס היזמים, גם חשיפה תקשורתית צריך למנף, ובשביל זה צריך תומכים. בקמפיין מימון המונים מומלץ לצאת לתקשורת כשכבר יש לפחות 30% בקמפיין, ואיך יהיו 30% בלי קהילה התחלתית? אתם בטח זוכרים מהקורס המקיף את היזם שלקח הלוואה כדי להגיע ל-20% ואז לא היה מי שיפיץ לו את הקמפיין. אז עקרונית אפשר לעשות את זה בדרך העקומה הזאת, אבל זה כל כך עקום שזה הופך את מימון ההמונים ללא שווה ולא אמין. לעשות דבר כזה לקראת סוף קמפיין כדי לא לאכזב את אלה שכבר תמכו זה דבר אחד (לא מומלץ אבל לגיטימי בעיניי אם כלו כל הקִצין), אבל בתחילת קמפיין כדי ליצור מצג שווא שיש תומכים זה כבר מדליק את הנורה האדומה של התחמנים.
עוד מינוס של להסתמך על התקשורת במקום לבנות קהילה היא שבד"כ אייטם אחד בתוכנית אחת לא עושה את זה. אלא אם כן זה משהו ממש טרגי ומפעיל רגשית ועם חשיפה גבוהה – סרט בתוכנית תיעודית כמו עובדה או זמן אמת, או אירוע חדשותי, שאז הקמפיין צריך להיות אינסטנט מעכשיו לעכשיו, כמו הקמפיין שמיטל בר זוהר עשתה לילדים של דיאנה דדבייב הי"ד והגיע למיליון ש"ח תוך כלום זמן.
אם אנחנו כן הולכים על משהו כמו סרט תיעודי עם חשיפה גבוהה, חשוב מאוד לתזמן את הקמפיין נכון ביחס לנכס היחצ"ני, וזה צריך להתבטא בלו"ז. הדוגמה החביבה עליי היא מקמפיין שהצליח וקיבלתי עליו מחמאות אישית מדני אור (מנכ"ל הדסטארט וגיב-בק) שטען שהוא היה הכי מוצלח שלי, אבל אני מחשיבה כישלון בגלל הנקודה הזאת: הקמפיין הושק אחרי שהברזל התקרר. מדובר בקמפיין "לעזור לעינב להשתקם", שהושק ביום שני, אחרי שביום רביעי הייתה החשיפה של הפגיעה של עינב בעקבות תהליך הפונדקאות שלה. היו לנו סיבות טובות לעיכוב הזה, אבל זה לא משנה את העובדות: אילו היינו מכינות את הקמפיין ואת חמ"ל הפונדקאיות ומשיקות ביום ראשון שלפני השידור, ברביעי בלילה הוא כבר היה מגיע ל-100%, אבל שהשקנו לא סתם אחרי השידור אלא חמישה ימים אחרי השידור, בלי הכנה של החמ"ל (גם הן צריכות לפנות זמן), והוא היה ממש ממש קשה.
אם אנחנו מתכוונים להפעיל חמ"ל (אפשר לקרוא לזה באיזה שם שמתאים ליזמים. בהדסטארט קוראים לזה שגרירים, אבל כבר הסברתי בקורס היזמים למה אני נגד שגרירים רשומים בלשונית) – אפשר לגבש אותו במקביל לקהילה ומתוכה, אבל עדיף לפני, כדי לעזור לנו לבנות את הקהילה. בשלב ההתחלתי של בניית הקהילה החמ"ל יהיה זה שמגיב לנו לפוסטים ומשתף אותם כדי ליצור תעבורה וחשיפה. כשהקהילה כבר מתחילה להתגבש אפשר להוסיף אליו אנשים שמעוניינים. חמ"ל יותר רלוונטי בעיניי לפרויקטים של גיב-בק ובי-אקטיב מאשר להדסטארט.
שאר ההכנה – בדיוק כמו שלמדנו בקורס היזמים, תוך תשומת לב לנורות אדומות.
ערב לפני השקת הקמפיין אני אוהבת לעשות לצוות השקת טרום-קמפיין, בעיקר אם עד עכשיו עבדתי יותר מול איש קשר אחר והאחרים רתומים ונלהבים אבל לא בדיוק מבינים מה הם צריכים לעשות. חשוב להעביר להם גם את הפרטים הכלליים של התוכנית, וגם תשובות לשאלות נפוצות שישאלו אותם.
במקרים של קבוצות שצריך להסביר להם עוד קודם מה זה קמפיין מימון המונים, אני מציגה לפעמים מצגת מקוצרת כבר בשלב תחילת העבודה.
בתחתית השיעור מצורפת לכם מצגת שכזו לדוגמה – אתם כמובן משנים את התוכן לפי הקמפיין שלכם.
זה אירוע נחמד ומגבש. אני גם אוהבת לעשות את ההשקה כשכולם ביחד בזום. חשוב להעביר להם גם את הפרטים הכלליים של התוכנית, וגם תשובות לשאלות נפוצות שישאלו אותם.
בשאר הקמפיין אתם מדריכים אותם לעשות מה שלמדנו בקורס היזמים, ובסוף הקמפיין אני אוהבת לעשות שיחת סיכום, לחגוג את מה שהיה ולקבל מהם נקודות לשימור ולשיפור.
לגבי ליווי – מכיוון שהוא בין סדרת ייעוצים לבין ניהול, אני משאירה לכם לקחת מכל סוג שירות מה שמתאים לכם, אצלי זה בעיקר זמינות בווצאפ, משלוח עצות כשיש לי ומענה לשאלות כשיש להם, אבל בלי להכין להם ממש גאנטים ולעקוב אחרי ביצוע.
בפרקים הבאים נדבר על ענייני פסיכולוגיה ויחסי אנוש במהלך הקמפיין.
לסיכום
בייעוץ, אם הקמפיין כבר רץ יהיה שלב מקדים של להסתכל עליו ועל המדיה החברתיים של היזם/הפרויקט, ואפשר גם לבקש מיזם לשלוח חומרים על קמפיין שלא רץ. זה פשוט כדי לחסוך זמן ושהייעוץ יהיה יותר ממוקד ועשיר.
בליווי או בניהול השלבים הם:
שלב הגישוש – היכרות:
– לוודא שהמטרה טובה בעינייך ושהיזם בסדר.
– היכרות ומיפוי נכסים.
החל משלב הזה יכול להיות שיתחילו להידלק נורות אדומות, לשים לב אליהן לאורך הדרך.
שלב ההכנה – מכאן כבר יש מחויבות, ורוב התהליך הוא כפי שתיארנו בקורס היזמים:
– גיבוש תוכנית ואסטרטגיה
– הכנת גאנט משימות כולל לוחות זמנים
מכאן רוב השלבים דומים מאוד למה שכבר למדנו בקורס היזמים, רק שעכשיו אתם אומרים להם מה לעשות מתי, וקובעים נהלי תקשורת (שעות פעילות בקבוצת הווצאפ של היזמים, כל כמה זמן זום וכו').