ברוכים הבאים לשנורקינג – קורס מקוון למימון המונים. אני תמר עילם גינדין, ואתם – מזל טוב! אתם סיימתם עם החשבוניות, ועכשיו עומד לפניכם החלק הכי מרגש מצד אחד ומפרך מצד שני – ניהול התשורות. 

בשנורקינג אנחנו עובדים על כלי שיעשה בשבילכם הכול באופן אוטומטי, אבל בינתיים יש לנו המווווון עבודה. ואז כשנגיע לאיסוף העצמי ולתגובות – תהיה גם הרבה התרגשות 🙂 

השיטה שפיתחנו בהוצאת זרש (יובל קפלן ואני):

1. כשמקבלים את קובץ התומכים מהדסטארט קודם כול משכפלים את הגיליון שקיבלנו. לגיליון אחד קוראים "גלם, לא לגעת!" והוא ישמש לנו כעוגן לחזור אליו אם נגלה שנפלה טעות איפשהו. אם אנחנו ממש רוצים לוודא שלא נוגעים בו, אפשר לעמוד על הלשונית שלו (למטה, איפה שכתוב השם), לעשות קליק ימני ולבחור protect sheet. עכשיו לא נוכל לגעת בו. 

2. הלשונית הבאה שאנחנו עושים היא "חלוקה לפי תשורות ואופן איסוף". אנחנו קודם מסדרים את הדף לפי איסוף עצמי/משלוח, ואחר כך לפי התשורה. כך נוכל לשלוח לכל קבוצה מייל עם הטופס הרלוונטי לה. אם משתמשים בטופס אחד לכמה קבוצות, נוכל להזכיר להם במייל המשותף (נמענים ב-BCC, דיר באלכ!) מה מעמדם.

בין הקמפיין לבין המשלוחים בפועל, ייתכן שתומכים יעברו דירה ויודיעו לנו מיד. אנחנו נעדכן את הכתובות החדשות בלשונית הזאת. 

3. אם יש תשורות שמוכנות לפני האחרות, יש שתי אסכולות: אפשר להציע לשלוח אותן ביחד כשהכול יהיה מוכן, או לשלוח חלק מיד וחלק כשיהיה מוכן. מניסיוננו המר, אל תעשו את זה, זה יוצר המון בלגן במעקבים. פשוט לשלוח הכול ביחד אלא אם כן התומכים עצמם מתעקשים לקבל מה שמוכן כבר עכשיו, או שהפרויקט מתעכב המון מעבר לצפוי, ואתם רוצים לפחות את זה לתת להם כבר. 

כאשר הכלי שלנו יהיה מוכן זו לא תהיה בעיה, נוכל לסמן באופן שגם נזכור מי קיבל מה ומתי…

4. רק כאשר הפרויקט מוכן למשלוח, מכינים את הטפסים. אנחנו כוללים בו:

1. אפשרויות לשינוי התשורה (+ כמה צריך להוסיף בשביל כל שדרוג. מה ששנמוך לא כותבים כלום), 

2. אפשרות לבחירת נקודת איסוף עצמי או לבקשת משלוח (גם כאן, מה תוספת התשלום, אם צריך). 

3. לתשורות דיגיטליות אנחנו כמובן לא צריכים אף אחד מהנ"ל, אבל כן נציע שדרוגים, ואם בוחרים לשדרג למשהו שכולל משלוח אז כמובן נבקש את כל הפרטים כמו בתשורות הפיזיות. 

4. אם יש לכם ניוזלטר אתם יכולים להציע בטופס להצטרף אליו. אנחנו לא מכניסים לרשימות תפוצה בלי לבקש רשות, אפילו אם זה חוקי. 

5. שולחים לתומכים את הטופס למילוי. מייל משותף עם נמענים ב-BCC – בקובץ ריכוז הטפסים שלכם תמצאו קישור להודעה לדוגמה. המהדרין שולחים בווצאפ, אבל צריך בשביל זה תוכנית בתשלום, או המון עבודה במשלוח עם WA.ME. בנוסף שולחים עדכון בקמפיין ובו מודיעים שהטפסים נשלחו. כשאנחנו שולחים מייל יש לו סיכוי גבוה לנחות בתיקיית הספאם או ללכת לאיבוד, והעדכון שהם יקבלו מהקמפיין מנמיך את הסיכוי הזה. 

מתי ואיך כן כדאי WAME?

וואמי מתאים לתשורות מוגבלות, שממילא אין הרבה מהן, אז במקום לכתוב מייל אחד נעשה שלוש פעמים קופי-פייסט. גם בקמפיינים של גיב-בק ובי-אקטיב, כשממילא חלק גדול מהתמיכות הן תרומה ללא תמורה ובוחרי התשורה מעטים, אפשר להשתמש בוואמים. 

שני יתרונות מרכזיים בוואמי: 

• אפשר גם לכתוב בהודעה את הכתובת כפי שמופיעה ברשומותינו ולבקש לתקן אם צריך. 

• אם הייתה טעות במספר, נדע את זה. נשלח את אותה הודעה לתומך במייל, נתריע שנפלה טעות במספר הטלפון ונבקש תיקון. 

בקובץ ריכוז הטפסים שלכם תמצאו לשונית עם טופס מוכן למילוי בשביל WAME.

• ב"שם התשורה" כדאי לשנות למה שהתשורה מכילה. למשל את "תשורת וינטג'" מקמפיין "טבעוני פשוט וטעים" הייתי משנה ל"עותק אחד של טבעוני פשוט וטעים ועותק אחד של בישול טבעוני ישראלי – שניהם בכריכה קשה". 

• באופציות המשלוח איסוף עצמי נשאר איסוף עצמי, במשלוח עד הבית כתבתי גם את הכתובת והמיקוד כפי שמופיעים ברשומותינו. אז אולי כדאי להעתיק את הטורים מגיליון הדסטארט רק החל משורה 4. 

• ב-L2 כתבתי תבנית למה שצריך להיות במשפט הראשון, שנשלח לכולם. לא לשכוח לשנות את זה!

וכל זה היה רק כדי לוודא כתובות ודרכי איסוף ולהציע שדרוגים! עוד לא דיברנו על המשלוח עצמו!

את התשובות לטפסים השונים אנחנו ממליצים לרכז בקובץ אחד עם לשונית לכל טופס, ולהשתדל לצמצם טפסים כי ככל שיש יותר טפסים כך זה יותר מבלבל. 

ואז: 

1. נכין טבלאות איסוף עצמי לפי נקודות האיסוף שנבחרו בטפסים.

2. נשלח לכל אחד ממתפעלי הנקודות את השמות ומה מגיע לכל אחד. מניסיון – כדאי לתת ספיירים, במיוחד בערים הגדולות, כי יהיו תומכים שלא מילאו את הטופס בזמן ועדיין ידרשו לאסוף שם. עוד מניסיון, מתפעלי הנקודות בד"כ לא ממש עוקבים ומסמנים מי אסף. הם מניחים שאם מישהו הגיע אליהם אז מגיע לו. הם משתמשים במה שנשלח להם רק במקרה שלא בטוח מה בדיוק מגיע לתומך. 

3. רק כשהספרים הגיעו לנקודה, נשלח לכל מי שבחר את נקודת האיסוף את הכתובת ופרטי יצירת הקשר לתיאום האיסוף. 

טבלת המשלוחים היא המסובכת ביותר:

1. בלשונית התיקונים נתקן כתובות, מספרי טלפון ו/או נקודות איסוף נבחרות לפי השינויים שנעשו בטפסים.

2. בטורים נוספים, נכתוב מה מגיע לכל תומך, לפי התשורה שתמך בה, ואחר כך נעבור על ההערות ועל השדרוגים ונתקן. בהוצאת זרש אנחנו עושים טור לכל ספר ובו כותבים מספרים (כמה עותקים מכל ספר מגיע לתומך, בד"כ זה יהיה 1 אבל לפעמים יותר, ועוד טור שבו אנחנו כותבים מילולית תשורות נדירות יותר, למשל סינר, נייר זרעים, מחזיק מפתחות… 

3. בטור חדש כותבים מה מגיע לכל תומך (צריך להשתמש בשרשורי &) – להלן "תכולת החבילה". 

4. מסדרים את האקסל לפי טור תכולת החבילה.

5. כאן ההוראות כבר תלויות באופן המשלוח שבחרתם:

דואר ישראל:

בעבר, אחרי ניסיון רע אחד עם דואר 24 וניסיון עוד יותר רע עם חברת הפצה, היינו שולחים רק בדואר ישראל, בדואר רשום בלבד. זו הדרך היחידה שבה אפשר לעקוב כמו שצריך. במשלוח האחרון יותר מדיי ספרים הגיעו מעוכים, דפוקים או פשוט חסרים, או שעקבותיהם אבדו. משלוח מהסוג הכי יקר נשלח לארה"ב במקום לבריטניה והגיע אחרי חודש במקום פחות משבוע, מעוך ודפוק לחלוטין. אז הפסקנו לעבוד איתם. 

1. הולכים לדואר:

1. לוקחים המון המון המון דפים של מדבקות דואר רשום. 

1. אם יש לכם חבילות שהן מעל 2 ק"ג, צריך לקחת גם ספחים ייעודיים לחבילות. 

2. אם אתם שולחים לחו"ל, קחו גם מדבקות ירוקות למכס (אין מכס על חומר מודפס) ומדבקות ecopost אם אתם רוצים לשלם הרבה (למדינות מסוימות, כדאי לוודא שהמדינות שאתם רוצים לשלוח אליהן נמצאות ברשימה) ושיהיה כמו דואר רשום מהיר לחו"ל. 

3. לנו היה סניף דואר ספציפי שעבדנו איתו, אז גם היו נותנים לי שקי דואר לשים בהם את החבילות מבעוד מועד, ותגיות וחבלים כדי לקשור על השקים בסוף 

2. קונים חומרי אריזה מתאימים – מעטפות פצפצים בגודל מתאים או אריזות קרטון (אפשר לקנות גם בחנויות ייעודיות לדברים האלה). 

3. מומלץ לקחת איתכם אחד מכל פריט שאתם עומדים לשלוח, ולשקול בַּמקום חבילה מכל סוג. לפחות מהסוגים הנפוצים. רשמו לעצמכם, כדי לומר אחר כך במעמד המשלוח כמה חבילות יש מכל קטגוריית משקל (זה בד"כ 200-500 גר' לספר אחד בכריכה רכה/ספר ילדים בכריכה קשה, 500-2000 גר' לכמה ספרים או לספר גדול יחסית בכריכה קשה. אני פחות יודעת להעריך מוצרים אחרים). מעל 2 ק"ג זה כבר לא מכתב רשום אלא חבילה. 

2. הולכים לאופיס דיפו (אני יודעת שנסגר, חיפשתי שם שלא יעשה פרסומת לאף אחד) וקונים דפי מדבקות. אנחנו עבדנו עם דפי A4 של 12 מדבקות בשביל כתובת הנמען, ו- 48 מדבקות קטנות בשביל כתובת השולח.

3. מפיקים מדבקות מהאקסל (חיפוש בגוגל: דף מדבקות מקובץ אקסל): שם, כתובת כולל מיקוד, מספר טלפון, תכולת המעטפה. המהדרין (שזה אנחנו) מוסיפים לוגו. מדפיסים אותן. מקפידים לשמור על הסדר. 

4. מאותו אקסל מפיקים דף נוסף – טבלה: מעתיקים רק את הטור של השמות (באותו סדר!), וליד כל שם משאירים תא ריק ברוחב ובגובה של מדבקת ברקוד של דואר רשום לפחות. אפשר לעשות את זה בכמה טורים כדי לחסוך נייר. 

5. מסיבת אריזה! מומלץ לעשות סרט נע עם תחנות, שכל אחד יעשה את אותה עבודה שוב ושוב במקום את כל העבודות השונות בסדרה: הכנסת ספרים למעטפות, סגירת מעטפות, הדבקת מדבקות על המעטפה (נמען, שולח, דואר רשום – להתחיל לקלף מהצד של ה-ר', מדבקות מכס אם זה לחו"ל), הדבקת מדבקות דואר רשום בטבלה ליד שמות הנמענים, עוד מישהו שיסדר את הספרים בארגזים או בשקים. כתבו לכם על הטבלה אילו משלוחים באיזה ארגז/שק. 

שימו לב שחבילות מעל 2 ק"ג ומשלוחים לחו"ל צריכים להיות בנפרד ולא בשקים!

עוד המלצה למסיבת אריזה היא להשיג עגלה כדי לשנע את כל הטוב הזה לאוטו, ולעשות אותה רק במקום שנגיש לנכים (קומת קרקע, מקום עם מעלית), כדי שיהיה לכם נוח לסחוב את העגלה. 

6. לספור כמה חבילות יש מכל משקל ולרשום לעצמכם כדי לומר לפקיד/ה בדואר, זה מקל. 

7. אם קיבלתם שקים ותגיות, ספרו כמה שקים יש, וקשרו תגיות לשקים עם מספרים – איזה שק זה מתוך כמה, למשל 1/22, 2/22 … 22/22). משקל כל שק צריך להיות כזה שגבר ממוצע יכול להרים אותו. בקמפיין האחרון שלנו עם הדואר, שהוא הראשון שבו קיבלנו שקים הביתה, גיליתי שאני כנראה יותר חזקה מגבר ממוצע… 

8. זהו, לוקחים לדואר! אם הגעתם עם רשימה מסודרת של כמה חבילות מכל משקל, ועם טבלה מסודרת עם מדבקות הדואר הרשום, זה ייקח הרבה פחות זמן. רק ודאו שמחתימים לכם את דפי הטבלה עם הברקודים לפני שאתם הולכים הביתה עם הדפים.

9. לאחר שבועיים עושים מעקב משלוחים! כמעט בכל טלפון יש היום סורק ברקודים/QR, בחלקם זו פונקציה של המצלמה ובחלקם זה ב"כלים" שבאים עם הטלפון. לספחים של החבילות יש קוד QR מאוד נוח שפשוט סורקים ומגיעים לעמוד המעקב. במדבקות דואר רשום סריקת הברקוד נותנת לכם את מספר המדבקה. מקליקים על "העתק", פותחים בדפדפן את עמוד מעקב המשלוחים של דואר ישראל, ומדביקים את המספר שם (אחר כך זה פשוט לעבור בין אפליקציות, לא צריך לפתוח כל פעם מחדש). 

1. מה שנאסף – מוחקים מהדף. 

2. מה שהגיע ליעדו וטרם נאסף (יש מיקום ומספר מדף) – שולחים לתומך ווצאפ עם כל הפרטים ומפצירים לאסוף תוך שבועיים מיום הגעת המשלוח כדי שלא יחזור אלינו. אם אין ווצאפ למספר הזה אז מייל. אם עוד אין לכם עמודת WAME באף אחד מקבצי התומכים – זה הזמן לעשות אחת…

ההודעה הזאת חשובה במיוחד, כי יותר מדיי פעמים היה כתוב בדף המעקב שהודעה נשלחה לנמען, וכששלחנו את הווצאפ התברר שלא נשלחה שום הודעה. 

3. אם עדיין לא הגיע לנקודת ההפצה – מסמנים לעצמכם להמשיך מעקב, ועושים עוד מעקב כזה כל שבועיים עד שכולם הגיעו ליעדם או עד שנשבר לכם ואתם הולכים לדואר להתלונן. 

עם חברת שילוח

לאחרונה יותר ויותר יזמי הדסטארט עברו לעבוד עם חברות שילוח. ל-HFD היה פרסום אגרסיבי במיוחד בפייסבוק והרבה יזמים התחילו לעבוד איתם. בינתיים אנחנו מאוד מרוצים טפו טפו טפו. 

חברות השילוח מאפשרות להעלות קובץ אקסל וקובץ המדבקות מופק מעצמו. 

מכיוון שבכל חברה זה קצת שונה, הייתי ממליצה להיעזר בתמיכה של החברה כדי לוודא, למשל, שתכולת החבילה תודפס על המדבקה (איזה שדה זה), אם יש הגבלה יומית על כמות חבילות, האם ברגע שהזנו משלוח/הדפסנו מדבקה המשלוח חייב להיות באותו יום וכו' (אם כן, פשוט נזין/נדפיס כמות סבירה כל פעם). 

רוב חברות המשלוחים מגיעות אליכם עד הבית, שזה חוסך נסיעה ובילוי בדואר. 

המינוס היחיד במשלוח באמצעות חברת משלוחים הוא שלנמען יש ימים ספורים במקום שבועיים לאסוף את החבילה. 

ההוראות של מסיבת האריזה דומות, אבל לא צריך על המעטפה שום דבר חוץ ממדבקה אחת שיש בה הכול, לא צריך טבלה, לא צריך לסחוב לאוטו, עדיין הייתי עושה את זה במקום נגיש, אורזת בארגזים ו/או מכינה עגלה כדי להקל על הנהג של חברת המשלוחים.

גם מעקב המשלוחים פשוט יותר, הוא נעשה באתר של חברת ההפצה והמשלוחים כבר מוזנים באזור האישי שלך. 

זה נשמע כאב ראש רציני, אבל זה כאב ראש הרבה יותר גדול… בעיקר שיהיו תומכים שלא מילאו את הטופס בזמן ואנחנו חייבים להתנהל איתם בשיטת "הלקוח תמיד צודק". ומצד שני – באיסוף העצמי מגיעים תומכים נרגשים ואנחנו מתרגשים איתם ועושים סלפי-ספר (או סלפי עם המוצר האחר שאנחנו מפיקים) ומעלים לרשתות. אנשים שמקבלים את המוצר מתחילים להשתמש בו ולתת לנו פידבקים, והם בדרך כלל מאוד מרגשים. המשלוחים והחלוקה זה חלק מנג'ס – זה החלק שבו אני נודרת שזו פעם אחרונה – אבל ההתרגשות אחר כך משכיחה ממני את הנדר. 

לסיכום:

1. לפני שמתחילים לעבוד על קובץ התומכים מהדסטארט, משכפלים את הגיליון, לאחד קוראים "גלם" ולא נוגעים בו בכלל!

2. את השני מסדרים לפי תשורה ואופן משלוח. 

3. כשהמוצר מגיע שולחים טפסים לווידוא כתובות/ קביעת נקודות איסוף/ אפשרויות שדרוג. 

4. לנקודות האיסוף שולחים רשימות למי מגיע מה, למשלוחים עושים מסיבת אריזה.

5. שתי אופציות המשלוח הן דואר ישראל – רשום בלבד – בכל צורת משלוח אחרת בדואר אין אחריות ואין אפשרות מעקב; או חברת משלוחים. אנחנו עובדים עם HFD ומרוצים בינתיים. 

6. מפיקים מדבקות ועושים מסיבת אריזה. 

7. עוקבים אחרי המשלוחים לוודא שהגיעו. 

בשיעורים הבאים נדבר – איך לא, על הקהילה אחרי הקמפיין – הנכס המשמעותי ביותר שלנו גם פתח את הקורס וגם מסיים אותו (חוץ ממודול 8)

נתחיל בשימור הקהילה. אני כבר מחכה לכם שם!